¿Son las herramientas que nos ayudan a mejorar nuestra productividad en el trabajo tan efectiva como creemos? El correo electrónico y las reuniones ocupan un valioso tiempo laboral. Lo cierto es que a partir de los nuevos datos que ha aportado Microsoft sobre la productividad en millones de trabajadores, la duda sobrevuela. ¿Somos productivos todas las horas que dura nuestra jornada de trabajo?
Esta pregunta la resuelve el reciente estudio que ha llevado a cabo la multinacional estadounidense, como parte del estudio de carácter anual que viene realizando el fabricante de software sobre las tendencias de productividad en el lugar de trabajo. De su conclusión se extrae como pasamos los trabajadores nuestras horas de trabajo.
La verdadera productividad de los trabajadores
El último informe sobre productividad que ha realizado Microsoft saca a la luz la realidad de la productividad y de las herramientas destinadas a tal efecto. Gran parte del tiempo de la jornada de trabajo se va en atender datos, leer y responder correos electrónicos, hacer reuniones o en notificaciones. Pero, ¿no son estas herramientas que venían a engrandecer la productividad empresarial?
Lo cierto y verdad es que además de ayudar a aumentar el rendimiento de las empresas, también contribuyen a distraer a los empleados. En este sentido, los investigadores que han dirigido tal informe mencionado, afirman que un empleado pasa una media del 57% de su tiempo usando el software de la oficina para comunicarse y que por ende no realiza otras labores.
A tal efecto, en el estudio se aclara que el 25% de los usuarios más activos en su software comercial, pasaban una media de 8,8 horas a la semana leyendo y escribiendo correos electrónicos, y 7,5 horas registrando reuniones. El resto del tiempo, más allá de las reuniones, los chats o los correos electrónicos, lo pasaban en otras tareas, tales como el 43% de éstos en crear hojas de cálculo o escribir presentaciones.
El tiempo que se dedica en el trabajo al email, los chats, los teléfonos o las videollamadas, se ha duplicado en la última década y ahora consume el 85% del tiempo de trabajo. Estas cifras se han visto aumentadas también por el auge del teletrabajo a raíz de la pandemia del Covid-19, y es que los tiempos dedicados a llamadas de voz y de vídeo, se han visto aumentados en un 65%.
El agotamiento y los aspectos psicológicos también entran en juego. De este modo, el hecho de responder a un mensaje nos conlleva a necesitar un tiempo de recuperación de la tarea de unos 60 segundos y que puede llegar a los 20 minutos si la tarea a la que regresamos es más compleja o si la interrupción ha sido más larga.
Las herramientas digitales y su lado más negativo
En el sector empresarial, el pensamiento generalizado es que las herramientas digitales además de ayudar al rendimiento están derivando en problemas. Tal es así que se cree que la sobrecarga digital está perjudicando la innovación y la propia productividad. En línea con esto, una encuesta realizada a más de 31.000 personas dejo ver que dos de cada tres trabajadores no sacaban el tiempo necesario para hacer el trabajo real.
Sobre estas conclusiones se ha pronunciado Jared Spataro, quien ha dirigido la investigación de Microsoft. Spataro afirmó de esta manera que “la gente se siente bastante abrumada, la sensación de tener dos trabajos, el trabajo para el que fueron contratados, pero luego tienen este otro trabajo de comunicación, coordinación y colaboración”.
Un tercer estudio realizado en el año 2022 a más de 1.200 trabajadores y altos cargos, concluyó de la misma forma que los empleados perdían una media de 7,47 horas a la semana en estos menesteres mencionados, lo que supone un día casi completo a la semana.
Pero claro, el problema real viene cuando esas horas de no trabajo se traducen en dinero perdido, ahí es cuando llega la verdadera cuestión. Si analizamos estos números tomando de referencia una media de salario de 66,967 dólares, el tiempo que se pierde se traduce en 12,506 dólares al año por empleado.
¿Qué se puede hacer?
Aunque las empresas son conscientes de esta realidad en pérdidas horarias y que se traducen en económicas, también saben que no se pueden prescindir de estas herramientas. Es por ello, que algunas compañías están tratando de gestionar estos tiempos invertidos, como ocurre con Slack y Dropbox, quienes están abordando esta sobrecarga de tiempo invertida en reuniones acortando la duración de estas.
Otra solución al frente parece que la tiene la Inteligencia Artificial (IA), y es que Microsoft de mano con OpenAI, está incorporando esta herramienta a aplicaciones como Outlook y PowerPoint para eliminar carga de trabajo y ganar en rentabilidad a la larga. La opinión generalizada sobre la Inteligencia Artificial es muy positiva, y tanto empresas como trabajadores entienden que ésta puede ayudarles a reducir su carga de trabajo considerablemente.