Hablaba hace poco sobre la baja productividad española y, al menos en mi caso, una de las cosas que más tiempo me hizo perder al principio de mi carrera profesional fueron las reuniones tediosas, ineficientes e innecesarias. Durante la época de lanzamiento de una empresa, sobre todo, parece que recurrimos a la necesidad de sentirnos arropados por el grupo para así consensuar todas y cada una de nuestras decisiones y que, posteriormente, no se nos puede culpar de nada ("eh, que lo decidimos entre todos en la reunión"). En otros casos las reuniones derivan en campos de batallas campales, ya que son el sitio idóneo para poner a nuestro enemigo en evidencia ante el jefe... Como si tuviera sentido lo de tener enemigos en la misma empresa.
En cualquier caso, y sin querer divagar demasiado sobre las actitudes personales de algunos, reproduzco a continuación una lista de consejos que he ido recopilando con el tiempo para conducir reuniones de la forma más efectiva posible.
- Determina la meta de la reunión. Con demasiada frecuencia las reuniones se parecen a aquello tan manido de "a ver si nos vemos y nos tomamos unas copas". El tiempo de una persona es muy valioso, pero en una reunión el tiempo malgastado se multiplica por el número de asistentes: asegúrate que sabes por qué se convoca la reunión y que pretendes obtener de ella.
- Identifica claramente a los implicados. Hay veces que implicamos a personas de determinados Departamentos "para que estén". Evalua si esto es necesario. Así mismo, si crees que se deben tomar decisiones en la reunión, asegúrate de que las personas que asisten tienen ese poder de decisión. A ser posible, informa a cada persona de por qué es necesaria su presencia concreta.
- Envía siempre un orden del día. Sobre esto no deberían hacer falta muchas explicaciones. Como dice el adagio, si no sabes a dónde te diriges, cualquier camino es bueno. Es necesario establecer cláramente un "mapa" de cómo debería desarrollarse la reunión y que todo el mundo lo conozca con antelación
- Establece una duración objetivo de la reunión y se implacable. Haz lo mismo con cada punto del orden del día. Conforme se vayan venciendo plazos, interrumpe la discusión, establece unas conclusiones, determina unos puntos de acción y pasa al siguiente punto
- Dirige las reuniones. Establece reglas, revisa el contexto, actúa como moderador. Como moderador, se imparcial: No juzgues, adopta el punto de vista de tu interlocutor.
- Mantén la reunión centrada en el objetivo. Si se deriva hacia otro asunto y es necesario, establece otra reunión para tratar el mismo. Si es absolutamente necesario, suspende la reunión hasta que se convoque otra con ese tema específico que no os deja avanzar, pero no acostumbres a las personas a que las reuniones pueden ser "imprevisibles".
- Toma notas. Obtén compromisos concretos de tus interlocutores. Los "hay que hacer..." o "habría que determinar..." no valen. Qué, quién, cuándo.
- Llegado el “deadline”, cierra la reunión con un resumen de todos los puntos de acción que se han determinado.
- Envía un acta de la reunión. Un acta no tiene por qué ser una transcripción, sino un resumen de los puntos de acción, responsables, compromisos y fechas. Asume que al día siguiente de la misma, nadie se va a acordar de lo que tiene que hacer, así que no demores el acta más llá de 48 horas si es posible.
Espero que estos consejos os sean tan útiles como lo han sido para mi a lo largo de mucho tiempo.